GW6. Кто использует библиотеки для хранения документов?

[Игорь Вершинин]

Проблема такая. Мне поставлена задача все-таки запихать наши документы в библиотеки GW. Как это можно сделать прочел в TID'ах. Но вопрос такой, удобно ли работать с ними? нет ли каких-то скрытых проблем? вообщем-то интересует реальный опыт использования этой фичи.

[Иван Левшин aka Ivan L.]

Опыта у меня, конечно, кот наплакал - но первые впечатления все же есь.

Понравилось - удобно и быстро. Секретность повышенная.

Не понравилось - по умолчанию объект Library виден всему домену. Лично мне не это нравится. Кто знает - как ограничить видимость Library почтовым отделением - подскажите, плз.

[skoltogyan]

Интегрируется с ODMA совместимыми приложениями (world, excel, powerpoint из Office97, office2000).
Если пользоваться WordPad, NotepAd - Прийдется руками возвращать
Работает оно так:
При открытии - экспортирует файл на локальный диск (временный файл - в temp с чудным именем)
Как следствие - при аварии - может остаться (когда ненужно) в temp копия файла.

А с какой целью решили ВСЕ документы загнать в библиотеку ?

[Игорь Вершинин]

У нас все работают через приложения MS Office. Экзотики нет. А вот зачем все документы? Имеются ввиду все документы, касающиеся работы. Т.е. договора, письма, сметы, акты и т.п. Это сейчас валяется в специальной директории Документы. Не очень удобно. Хотя при помощи ОС доступ и разделен, но возникает необходимость еще и разделить доступ внутри директории. Кроме того хочется иметь доступ к ним через Инет... много чего хочется. Рекламная брошюра по GW все это обещает. Вот и вопрос, как это реально работает и работает ли вообще....

Кстати, такой еще вопрос. Если слетит привязка GW к Office, то как ее снова востановить? (пункт при инсталляции "Интегрировать с приложениями MS Office"). Можно это как-то сделать не переинсталлируя клиента GW?

[Иван Левшин aka Ivan L.]

Да, так действительно удобнее. ГВ - он как раз для того и сделан. Помимо облегчения и разграничения доступа, есть еще и разные версии одного и того же документа

Кстати, такой еще вопрос. Если слетит привязка GW к Office, то как ее снова востановить? (пункт при инсталляции "Интегрировать с приложениями MS Office"). Можно это как-то сделать не переинсталлируя клиента GW?

Легко! Запускаешь клиента ГВ, идешь в Сервис->Параметры->Документы, выставляешь галку "Включить интеграцию" на вкладке "Интеграция"

[Виктор Казанников]

...вопрос такой, удобно ли работать с ними? нет ли каких-то скрытых проблем?

Работать удобно, особенно с документами совместного использования. Надо только иметь в виду, что если Вы разделили папку, все документы в ней автоматически становяться доступны read only тем, с кем она разделена. Конечно, нельзя одновременно работать с одним документом, только с версиями, и они не синхронизируются. У нас все юзера (~400) весьма активно пользуются библиотеками.

Но! Есть кое-что, что лично мне очень не нравится.
В папках Authored и Default Library почтовых ящиков юзеров можно иногда обнаружить ссылки на документы, доступ к которым ты этим пользователям отнюдь не предоставлял. Причем юзер может этот документ открыть read only. Поэтому у нас сделаны две библиотеки - одна общая для всех, другая только для определённого круга и доступ к ним разграничен на уровне файлового доступа.

Интеграция... В ней нет абсолютно никакой необходимости. Её смысл - если сохраняешь документ в MS Office, то тебе сначала предложит сохранить его в библиотеке GW, или можешь выбрать пункт "сохранить, используя диалог приложения". Зато почти всегда в Excel'е становится неактивна кнопка "закрыть" в правом верхнем углу, снятие интеграции ничего не даёт, приходится ручками удалять файл GWXL*.XLA в каталоге XLStart... И без интеграции из библиотеки открываются корректно все зарегистрированные в системе форматы.

Есть и другие недостатки. Зато по каждому документу ведётся протокол доступа.

[Игорь Вершинин]

Но! Есть кое-что, что лично мне очень не нравится.
В папках Authored и Default Library почтовых ящиков юзеров можно иногда обнаружить ссылки на документы, доступ к которым ты этим пользователям отнюдь не предоставлял. Причем юзер может этот документ открыть read only. Поэтому у нас сделаны две библиотеки - одна общая для всех, другая только для определённого круга и доступ к ним разграничен на уровне файлового доступа.

Это не исправлено в постфиксах? Какой версии у вас используется GW?

Интеграция... В ней нет абсолютно никакой необходимости. Её смысл - если сохраняешь документ в MS Office, то тебе сначала предложит сохранить его в библиотеке GW, или можешь выбрать пункт "сохранить, используя диалог приложения". Зато почти всегда в Excel'е становится неактивна кнопка "закрыть" в правом верхнем углу, снятие интеграции ничего не даёт, приходится ручками удалять файл GWXL*.XLA в каталоге XLStart... И без интеграции из библиотеки открываются корректно все зарегистрированные в системе форматы.

Интересно... а как же тогда документ, открытый из библиотеки (как, кстати, его тогда открыть, если не открыт клиент GW?) сохранить обратно в библиотеке, если интеграция не включена? у меня не получилось почему-то....

Есть и другие недостатки. Зато по каждому документу ведётся протокол доступа.

А какие еще недостатки, если не секрет?

[Иван Левшин aka Ivan L.]

Коли зашла речь о постфиксах... Имеет ли смысл патчить ГВ 6 (сейчас, вроде, есть СП2)? Ежели да - что именно там исправлено? Здоровый, зараза - надо убедить себя его качать

[Виктор Казанников]

Это не исправлено в постфиксах? Какой версии у вас используется GW?

GW 6.0.2. Но база тянется еще с 5.0.

Интересно... а как же тогда документ, открытый из библиотеки (как, кстати, его тогда открыть, если не открыт клиент GW?) сохранить обратно в библиотеке, если интеграция не включена? у меня не получилось почему-то....

А его и не открыть, если клиент не запущен. Т.е. в списке последних открытых документов, скажем, в Excel'е ссылки указаны на временные файлы, которые создаются, когда Вы открываете документ из библиотеки, а не на сами документы. Т.е. Вы запускаете клиент GW, открываете импортированный или созданный в библиотеке документ, но поскольку в Storage Areas документы хранятся в своём хитром формате, то у Вас создаётся некий tmp-файл, с которым Вы и работаете. Когда Вы документ сохраняете, все изменения сохраняются в библиотеке, закрываете документ - tmp-файл уничтожается (но не всегда, к сожалению), документ становится доступным для других пользователей (если он разделён).

Если у Вас включена интеграция, то работая с любым созданным или открытым с диска документом Вам будет предложено сохранить его в библиотеке GW (опять же, если у Вас открыт клиент) или обычным способом, "используя диалог приложения". По крайней мере, так было в 5-ке, это очень раздражало пользователей и всегда при инсталляции клиента интеграцию мы не включали. Это помимо того глюка с неактивной кнопкой, о которой я писал ранее.

Без всякой интеграции при открывании же любого файла, помещенного в библиотеку, будь это mp3, doc, html или имидж какой-нибудь, запускается та программа, с которой это расширение ассоциировано системой. Это не работало на 5.0, кажется, но в 5.5 уже все нормально функционировало.

А какие еще недостатки, если не секрет?

Ну, например, у Вас в почтовом ящике создана определённая структура вложенных папок с документами, которую (структуру) Вы хотите с кем-либо разделить. Папки разделятся, а структура вложенности - нет. Т.е. адресат получит уведомления о разделении каждой из папок, а куда он их поместит - это его дело.
Или, скажем, при попытке разделить папку с группой, разделение произойдет с каждым из членов группы и при добавлении в эту группу новых членов разделять с ними эту папку придётся индивидуально. Т.е. нет возможности работать с группой, как с объектом.
Были еще какие-то недостатки, сейчас с ходу уже и не вспомню.

Но всё это перекрывается одним важным достоинством - возможность работать многим пользователям с одним документом, пусть и в режиме разделения времени. Как пример - все таблицы коммутации разделены между администраторами ЛВС и каждый поддерживает их актуальность, где бы и когда бы он не выполнял работы по перекоммутации и пр. Ведь попасть в свой ящик можно с любого рабочего места даже без перерегистрации...